Sistem upravljanja kvalitetom i okolinom u “OKI” d.o.o. Sarajevo je uspostavljen tako da uzima u obzir svih osam načela sistema upravljanja kvalitetom, kao i mjere zaštite životne okoline.
To znači da je model procesnog pristupa koncept za predstavljanje specificiranih zahtjeva sistema upravljanja kvalitetom, te da su definisani okolinski aspekti i određeni granični okviri.
Uspostavljeni su, dokumentirani i implementirani sistemi u skladu sa zahtjevima standarda EN ISO 9001:2008 i EN ISO 14001:2004. U svrhu održavanja I stalnog poboljšavanja efektivnosti EQMS sistema “OKI” d.o.o. Sarajevo je:
utvrdio procese potrebne za sistem upravljanja kvalitetom i okolišem i odredio međudjelovanje ovih procesa, odredio, putem planiranja, kriterije i metode efikasnog nadzora nad ovim procesima, identificirao i ocijenio okolinske aspekte i uticaj organizacije na okoliš, pokrenuo monitoring, mjerenje i analizu procesa, proizvoda i okolinskih aspekata, proveo postupke nužne za trajno poboljšavanje ovih procesa.
Struktura dokumenata sistema upravljanja kvalitetom i okolinom - EQMS
Dokumentovani sistem upravljanja kvalitetom i okolinom u “OKI” d.o.o. Sarajevo, čine organizaciona struktura, ovlaštenja i odgovornosti u upravljanju, postupci i procesi, osposobljenost i resursi koji zajedničkim djelovanjem obezbjeđuju da se maksimalno zadovolje utvrđeni ili posredno izraženi zahtjevi kupaca / investitora, te da se zaštiti životna sredina od uticaja djelatnosti koju provodi „OKI“.
Dokumentovani sistem upravljanja kvalitetom i okolinom je koncipiran tako da osigurva da su aktivnosti na realizaciji ugovora “OKI” d.o.o. Sarajevo u skladu sa zahtjevima definisanim u normama ISO 9001:2008 i ISO 14000:2004, koje će dovesti do potpunog zadovoljstva kupca i ostalih zainteresovanih strana, te imati pozitivan efekat u zaštiti životne okoline.
Identificirani procesi i njihov slijed je prezentiran u dokumentu Popis procesa, dok je njihova međusobna veza i interakcija prikazana u dokumentu Mreža procesa. Pojedini procesi sa pripadajućim podprocesima su dodjeljeni njihovim vlasnicima putem Procesnih listi.
Aktivnosti iz opsega sistema EQMS se obavljaju tako da zadovoljavaju zahtjeve zakonske i tehničke regulative, kao i posebne zahtjeve svakog ugovora kako je definisano od strane kupca.
Dokumenti sistema upravljanja kvalitetom i okolinom u “OKI” d.o.o. Sarajevo su organizovani na način prikazan na prednjoj piramidi.
Pregled važećih izdanja procedura i uputstava je dat u Prilogu E ovog priručnika.
Planiranje kvaliteta
Sistem upravljanja kvalitetom i okolinom je u potpunosti definisan ovim priručnikom i procedurama EQMS. Međutim, specifični zahtjevi pojedinih ugovora / narudžbi se realizuju pomoću Planova kvaliteta i Planova zaštite životne okoline, čija je priprema obrađena u dijelu priručnika 7.1.
Kontrola dokumentacije
"OKI" d.o.o. Sarajevo je uspostavio dokumentovane postupke za upravljanje dokumentacijom i podacima vezanim za ispunjenje zahtjeva EN ISO 9001:2008 i EN ISO 14001:2004, uključujući i eksterne dokumente kao što su zakoni, propisi, norme, te zahtjevi kupca u vidu projekata, uputstava, nacrta, specifikacija i sl.
Procedura upravljanja dokumenatima osigurava da se važeća izdanja ili njihove izmjene na vrijeme distribuiraju svim zainteresovanim stranama i da se koriste u funkciji osiguranja i unapređenja kvaliteta na svim traženim lokacijama.
Sve aktivnosti na odobravanju i izdavanju dokumentacije i podataka imaju za cilj da se sva dokumenta koja se odnose na EQMS sistem mogu jednostavno identificirati i kontrolisati.
Minimum dokumenata uključenih u sistem za upravljanje kvalitetom i okolinom čine:
dokumentirane izjava o politici kvaliteta i okolinskoj politici, dokumentirane izjave o krovnim i operativnim ciljevima kvaliteta i okoline, priručnik za upravaljanje kvalitetom i okolinom, dokumentirane procedure sistema upravljanja kvalitetom i okolinom radna i sistemska upustva, obrasci i formulari kao i ostali dokumenti podrške sistema upravljanja kvalitetom i okolinom, koji su organizaciji potrebni radi efektivnog planiranja, odvijanja i kontrole procesa, norme, specifikacije i metode dobivene od kupca, eksterni obavezujući dokumenti kao što su zakoni i posebno propisi iz oblasti građevinarstva,
zapisi.
EQ-Predstavnik Uprave je dužan sačiniti i redovno ažurirati glavnu listu odobrene dokumentacije sa važećim statusom revizije. Glavna lista dokumentacije pored ostalog pokazuje tko je odgovoran za primjenu svakog pojedinog dokumenta.
EQ-Predstavnik Uprave koordinira pripremu, ocjenu i odobravanje dokumenata kvaliteta.
Revizije na kontrolisanim dokumentima podliježu istim zahtjevima pripreme, pregleda, odobrenja i izdavanja kao i izvorni dokument i uključuju osoblje koje je odgovorno za izvorni dokument.
Potreba za revizijom dokumenata se iskazuje u toku njihove primjene ili za vrijeme ocjenjivanja funkcionisanja EQMS sistema.
Operativne procedure i radna uputstva će se revidirati uvijek kada dođe do promjena u metodu rada ili na ključnoj opremi.
Osobe koje su označene kao priređivači ili izdavači određenih dokumenata su i odgovorne za kontrolu distribucije.
Liste distribucije dokumenata upućuju na primaoca kontrolisane kopije, datum, broj kopije i potpis.
Primalac dokumentacije je odgovoran za stanje i sigurnost dokumenta.
Zapisi
"OKI" d.o.o. Sarajevo je uspostavio sistem za identificiranje, korištenje, pohranjivanje, održavanje i stavljanje na raspolaganje zapisa. Praktično, svaki dio ovog priručnika upućuje na zapise: ocjena Uprave o efikasnosti sistema kvaliteta i okoline, ocjena ugovora/naloga, kontrola dokumentacije, nabava i podugovaranje, kontrola procesa, kontrolisanje i ispitivanje, oprema za mjerenje i nadzor, korektivne akcije, skladištenje i čuvanje, interni auditi, osposobljavanje itd.
Zapisi koji su rezultat aktivnosti na ispunjenju zahtjeva EQMS sistema su mnogobrojni, a minimum je onaj koji se odnosi na: pozicije, dokumente o certifikaciji, procjenu dobavljača, akta o kvalifikaciji i izobrazbi osoblja, registar žalbi i reklamacija, izvještaji o auditima, ocjene uprave o efikasnosti EQMS, podaci o održavanju opreme i sl.
Zapisi prvenstveno služe:
kao objektivan dokaz da su određene aktivnosti provedene, za dokazivanje usaglašenosti sa specificiranim zahtjevima, za ocjenu efikasnosti sistema osiguranja kvaliteta i zaštite životne okoline.
Zapisi koji se odnose na dobavljače su sastavni dio ovih podataka.
Postupak identifikacije, ažuriranja, arhiviranja, čuvanja i raspolaganja zapisima je opisan u: Proceduri za kontrolu zapisa Zapise potpisuju ovlaštene osobe i isti se ne smiju distribuirati izvan “OKI” bez odobrenja direktora ili osobe koju je ovlastio.
U nekim slučajevima, kada je ugovorom precizirano ili propisima regulisano, zapisi moraju biti na raspolaganju kupcu ili njegovom predstavniku tokom ugovorenog perioda.